Projekttriangeln - projektledarens bästa vän?

 

Många projekt har förr eller senare ögonblick då projektplanen ställs på sin spets. Kunden vill lägga till en funktion "som inte bör ta så lång tid", lanseringsdatumet behöver plötsligt tidigareläggas eller en nyckelperson försvinner ur teamet. Det är ofta här som tempot ökar, osäkerheten växer och prioriteringarna blir svårare att göra. Det är också precis här som Projekttriangeln är ett konkret och bra verktyg för att prioritera och skapa ett gemensamt språk när förutsättningarna förändras.

 

 

Trots att många projekt startar med tydliga mål och välplanerade aktiviteter ställs många projektledare inför den svåra ekvationen att tiden är begränsad, budgeten är fast och omfattningen ökar. Projekttriangeln är då ett utmärkt verktyg för att visualisera just detta samband genom sina tre hörn: tid, kostnad och resultat/kvalitet (det finns även modeller där triangelns sidor i stället för hörn illustrerar projektets begränsningar men i den här artikeln utgår vi från hörnen).

 

Projekttriangelns centrala insikt är lika enkel som avgörande. Om ett hörn förändras så påverkas de andra två. Det gör modellen relevant att använda i alla former av projekt, såväl små utvecklingsprojekt som stora organisationsförändringar.

 

 

Tid beskriver ramarna för när projektet ska vara klart. Om deadlines är orubbliga, som till exempel vid en tidsfast lansering eller ett nytt lagkrav så innebär det att både kvalitet och kostnader måste anpassas därefter. Vill projektets beställare (eller sponsor) ha en snabbare leverans så måste ni antingen minska projektets omfattning eller utöka resurserna.

 

Kostnad står för alla resurser som projektet har tillgång till. Pengar, verktyg, material, timmar och kompetens. Om budgeten är låst eller resurser försvinner behöver ni ta bort eller avvakta med någon del eller förlänga tidsplanen. Annars blir kvalitén i det som ni levererar förmodligen lidande.

 

Resultat/kvalitet handlar om vad som ska levereras och med vilken ambitionsnivå. Ju högre kvalitet eller större leveransinnehåll, desto mer tid eller fler resurser krävs. Detta hörn är också det som oftast "glider" i projekt som saknar tydlig styrning och tydliga prioriteringar, projektet drabbas av så kallad scope creep där man som projektledare lätt tappar greppet.

 

Projekttriangeln beskriver med andra ord både projektets möjligheter och dess avgränsningar. Den gör det möjligt att tidigt i projektet skapa samsyn, förklara konsekvenser och bygga realistiska förväntningar. Och detta är något som brukar minska både stress, konflikter och skapa bättre resultat.

 

 

 

Projekttriangeln när verkligheten förändras

Förändringar är en naturlig del av våra projekt, de ingår i villkoren för att arbeta i projektformen. En viktig framgångsfaktor för många projekt är därför inte att se om förändringar uppstår (för det kommer de med all sannolikhet att göra) utan snarare hur snabbt och tydligt ändringarna hanteras. Triangeln ger dig ett ramverk för att ta kontroll över situationer där annars är lätt hänt att man agerar utan eftertanke. Till exempel:

• När en kund lägger till en ny funktion i sin kravspec så hjälper triangeln dig att visa vilken påverkan för budget eller leveranstid som det får.
• När en lansering tidigareläggs kan du konkret beskriva vilka resurser som krävs för att hålla kvaliteten.
• När en nyckelperson försvinner kan du förklara varför tidsplanen riskerar att skjutas fram.

I dessa och liknande situationer så ger Projekttriangeln dig ett neutralt språk som hjälper dig att flytta konversationen från “det går inte” till “vad vill vi prioritera?”. Det bidrar till att skapa trygghet för beställare/sponsor, tydlighet för teamet och riktning för dig som leder projektet.

 

 

 

Gemensamma prioriteringar i projektet

Även om Projekttriangeln är ovärderlig när förändringar väl uppstår så är den största styrkan förmodligen innan projektet ens har startat. En vanlig fallgrop för många projekt är bristen på uttalade prioriteringar kring vad som är viktigast. Om allt i projektet upplevs som lika viktigt riskerar det resultera i orealistiska förväntningar, frustrerade team och utdragna diskussioner när något behöver justeras.

 

Därför är en av projektledarens viktigaste uppgifter att redan i projektinitieringen och till projektets beställare ställa frågan:

 

Vilket hörn av Projekttriangeln är viktigast? Är det att vi blir klara i tid, att vi håller vår budget eller att projektets resultat är det överenskomna?

 

När projektledaren och beställaren tydligt rangordnar hörnen skapar ni gemensamma spelregler för vad som ska göras om en förändring som påverkar projektet uppstår. Är tid viktigast? Då måste ni acceptera att kvalitet eller omfattning kan behöva justeras. Är kvalitet viktigast? Då behöver ni höja budgeten eller förlänga tidsplanen. Är budgeten låst eller att det inte finns fler resurser att tillgå? Då bör ni vara överens om vad som ska prioriteras bort om nya krav tillkommer.

 

Det är inte ovanligt att det är mer än ett hörn som bedöms som det viktigaste, projektet kanske både behöver bli klart till ett visst datum samtidigt som det inte finns mer resurser att tillgå än de redan tilldelade. Bra, då har ni fått en gemensam bild av att ni, om något förändras, kan behöva minska omfattningen och kanske vänta med någon del till ett senare skede.

 

 

 

Tre konkreta sätt att använda Projekttriangeln

 

1. Klargör projektets prioriteringar redan från start

Innan ni startar projektet; rita upp Projekttriangeln tillsammans med beställaren och be denne rangordna hörnen. Det är ofta i denna diskussion mellan projektledare och beställare som de mest avgörande insikterna kommer fram. När ni är överens om vad som är viktigast blir det betydligt lättare att fatta beslut längre fram och att göra det med stöd av projektets mål.

 

2. Använd projekttriangeln som beslutsstöd när förutsättningar ändras

När nya krav dyker upp eller resurser försvinner kan du snabbt och tydligt synliggöra konsekvenserna genom triangeln. Det hjälper dig att undvika gissningar och gör det möjligt att föra en bra dialog.

“Om vi ska lägga till denna sak till projektet så behöver vi mer tid eller mer budget. Vad är viktigast för er?”

Det skapar ett mandat för dig som projektledare, minskar konflikter och ger projektet bättre förutsättningar att lyckas.

 

3. Kommunicera triangeln löpande till projektteamet

Teamet behöver inte bara veta vad de ska göra, de behöver också förstå varför vissa beslut fattas. När du som projektledare visar vilken variabel som styr projektet skapar du riktning och engagemang. Det hjälper teamet att fatta rätt mikrobeslut i vardagen. Ska vi optimera, ska vi leverera snabbt eller ska vi hålla kostnaden nere?

 

 

 

Projekttriangeln, nyckeln till struktur och tydliga resultat

Projekttriangeln är mer än en modell, den är ett levande verktyg som ger dig stöd i projektledningens mest krävande stunder. Den hjälper dig som projektledare att förklara konsekvenser, balansera förväntningar, undvika scope creep och fatta beslut som håller över tid. Den skapar fokus i teamet, trygghet hos beställaren och tydlighet i kommunikationen med projektets intressenter.

Men framför allt ger den dig förmågan att leda med lugn även när förutsättningarna förändras. För i slutändan handlar framgångsrik projektledning inte om att undvika förändringar, utan om att kunna visa vägen när de uppstår.

 

 

 

Få fler tips på praktisk användning av projekttriangeln och andra projektverktyg i kurserna:

	Praktisk projektledning	Läs mer
	Fortsättning för projektledare	Läs mer
	Projektprogrammet	Läs mer
	Projektledning 1+2	Läs mer
	Ledarskap för projektledare	Läs mer

 

 

 

Är ni flera personer som är intresserade av en utbildning. Ta del av våra kurspaket som ger förmånliga rabatter.

 

 

Utveckla ditt och din organisations resultat. Vi anpassar alla uppdrag efter målsättningarna.