Fem tips - Effektivitet och planering

Det finns forskning som visar att vi arbetar effektivt endast 20% av vår tid. Resten av tiden ägnar vi åt att planera, leta efter information, göra saker flera gånger osv. Annan forskning pekar på att vi i genomsnitt slösar bort 2,1 timmar varje dag på störningar och oplanerade avbrott.

Att ett sådant arbete inte är effektivt kan vem som helst förstå. Effekten är att vi får svårt att hinna med allt som vi vill. Risken är stor för att vi känner av stress och otillräcklighet. Men hur gör vi i praktiken för att komma runt störningar och bristande prioriteringar? Hur får vi effektivitet i vår vardag utan att stressnivån blir för hög. Här får du  några korta och praktiska tips på hur du kan skapa effektivitet för dig och dina medarbetare.

  1. Gör skillnad på bråttom och viktigt. Fråga dig själv inför varje uppgift. Det är vanligt att vi fokuserar på båda men störst nytta gör vi oftast med uppgifter som är viktiga men som inte behöver vara klara ”igår”. Med sådana uppgifter har du en bra chans att påverka och hålla kvalitet. Om uppgiften inte är viktig (men kanske bråttom); ställ dig frågan om du ska göra den över huvudtaget. Vad händer om du prioriterar ned den eller helt enkelt inte utför den alls?

  2. Hantera mailen. Försök att låta varje mail endast innehålla ett ärende. Det blir lättare både för dig som avsändare och för mottagaren att hantera och eventuellt arkivera mailet på rätt ställe. Med ett mail som endast innehåller ett ärende så ökar du dessutom chansen att mottagaren faktiskt uppskattar, uppfattar och tar till sig ditt budskap. Har du flera ärenden? Skriv ett mail till!

  3. Skapa utrymme i kalendern. Planera in högst 50-60% av din tid i almanackan. Du bör lägga undan tid för akuta ärenden, reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt arbete. Om du under perioder arbetar med en fulltecknad kalender så sitter du garanterat snart och arbetar på kvällar och helger för att hinna med ”allt det andra”.

  4. Vem är med och varför? Om du initierar ett möte, var noga med att endast kalla de personer som verkligen behöver vara med. Vi kallar ofta personer till möten av gammal vana, för säkerhetsskull, för att visa oss duktiga, för att inte såra etc.

  5. Insats efter form och humör. Ta tag i svåra uppgifter när din kapacitet/energi är på topp och försök ta de lättare uppgifterna när kapaciteten/energin är lägre. Att ha svåra och jobbiga uppgifter som hänger över en under en hel dag leder lätt till omedveten stress. På så sätt undviker du även att koncentrationen åker berg- och dalbana och du får lättare att hålla fokus på det viktiga.

Att skapa effektiva arbetssätt kräver insikt, kunskap och träning. Lär dig mer om hur din hjärna fungerar, träna din effektivitet, planering, och prioritering i kurserna:

Personlig effektivitet

Praktisk Projektledning

Ledarskap - Ny som chef

Ledarskap för Projektledare

 

 


08-55 11 21 00
Kontakta oss




Utveckla dig i:

Presentationsteknik

27-28 nov

Förändringsledning

29-30 nov

Personlig effektivitet

29-30 nov

Argumentationsteknik

4 dec

Kommunikativt ledarskap

4-5 dec

Personlig effektivitet

5-6 dec


Utveckling med effekt

I Academic House öppna utbildningar ingår förberedelse, uppföljning och ett extra träningstillfälle inom valfritt ämne. Läs mer om hur vi skapar förutsättningar för att nå målen i dina projekt, ditt ledarskap och ditt arbete.


Få tips och följ oss på




Referenser

"Tack för två otroligt givande dagar. Jag är mycket nöjd och jag fick ut massor av dem."
Susanne Karlsson, Svenska infra och anläggningsbyggarna AB





Nyheter och forskning

Vi håller koll på omvärlden. Följ med du också och ta del av nyheter, artiklar och forskningen inom ledarskap, kommunikation, projektledning och affärsmannaskap.


Vill dina kollegor gå med?

Vill ni tillsammans utveckla era färdigheter inom projekt, ledarskap och affärsmannaskap? Eller önskar du kanske medverka på flera kurser för din egen del? Titta då närmare på våra kurspaket.


Aktuella minikurser

Feedback

15 dec

Feedback

9 feb

Feedback

13 feb

Kreativa workshops

20 feb

Positiv påverkan

16 mar

Kreativa workshops

13 apr


Person- och Grupprofil

Utveckla din grupp och förstärk er kommunikation. Genom att lägga en Extended DISC person- eller grupprofil som grund ger ni er själva möjlighet till ännu bättre resultat.

Utbildningar |  Ledarskapsutbildning |  Projektledarutbildning |  Kommunikationsutbildning |  Chefsutbildning |  Säljutbildning |  Presentationsteknik |  Tipsbrevet