Fem tips - Konsten att planera tid

"I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by" lär författaren Douglas Adams en gång ha sagt när hans förläggare hade tröttnat på sena utkast. Även om det är lätt att le åt citatet så är det ett välkänt faktum att många uppdrag inte blir klara inom utsatt tid. Att planera tid på ett realistiskt och genomförbart sätt är ofta en av de stora utmaningarna i komplexa uppdrag och projekt.

Så hur gör vi för att undvika tidsfällan? Hur säkerställer vi de tidsmässiga målsättningarna i våra uppdrag? Hur undviker vi att överskatta eller underskatta den tid en uppgift tar att utföra? Hur får vi struktur i arbetet och hur kan vi känna oss någorlunda säkra på att vårt uppdrag håller deadline? Läs mer om hur du kan strukturera ditt arbete och öka chansen att nå dina tidsmässiga mål.

1. Hitta målet. Börja med att fastställa vad ni vill åstadkomma. Ta en gemensam diskussion eller genomför en workshop för att se vart ni vill nå. Vad är problemet som ni ska lösa eller vad är det ni vill förbättra? Vad är viktigt just nu och vad kan ni göra i ett senare skede? Finns det saker ni kanske inte ska göra alls? Var realistiska i er bedömning och ta hänsyn till eventuella problem som ni redan nu ser kan uppstå under vägen.

2. Hitta uppgifterna. När ni har funnit ett realistiskt och överenskommet mål så kan ni börja titta på uppgiftens eller uppdragets olika delar. Vad behöver ni utföra för specifika uppgifter för att ni ska nå det uppställda målet? Lista alla uppgifter som ska genomföras. Bryt ned uppgifterna så att de är mätbara, tidsmässigt hanterbara och att varje uppgift har en person som ansvarar för dem.

3. Hitta ordningen. Strukturera uppgifterna efter den ordning som de bör utföras. Vilka uppgifter kan påbörjas först när andra uppgifter är avslutade? Rita upp en karta där uppgifter och ordningsföljd är tydlig. Identifiera därefter alla vägar som ni behöver gå för att nå målet.

4. Hitta resurserna. Vad krävs för att ni ska lyckas med att nå det uppsatta målet? Vilka kompetenser behövs och vilka personer representerar dessa bäst? Dela ut ansvar för alla uppgifter och se till att varje aktivitet är accepterad av de som ska utföra dem.

5. Hitta tiden. Nu har ni fått en bra bild av vilka aktiviteter som ska göras, i vilken ordning de bör göras och vilka personer som ska utföra dem. Det sista du behöver göra är att beräkna hur lång tid varje aktivitet tar. Lyssna på de som har gjort liknande uppgifter tidigare, be den som är ansvarig för uppgiften att göra en tidsuppskattning eller ta en gemensam diskussion i gruppen. Räkna ihop alla aktiviteter och hitta den totala tid som det tar för att nå ert mål. Glöm inte bort att ta hänsyn till eventuella osäkerheter som kan påverka era uppskattningar.

I kurserna:

Praktisk Projektledning

Fördjupad projektledning

Personlig effektivitet

Förändringsledning

Ledarskap för projektledare

Coachande ledarskap

får du lära dig mer om och träna på att planera tid, hålla deadlines och att sätta realistiska mål.