Skapa rätt förutsättningar för ditt projekt

Att arbeta i projekt är en bra form för att få komplexa uppgifter utförda i rätt tid, på rätt sätt och till rätt kostnad. Men för att projektet ska ha bra förutsättningar att nå sina mål så är det viktigt att ha några saker på plats innan projektet startar.

Projektformen är ofta det mest effektiva sättet att skapa resultat i tidsbegränsade uppdrag. Men ett otydligt mandat, oklara målsättningar eller ett nedprioriterat fokus får lätt negativa konsekvenser. Så innan du startar i ditt nästa projekt, ta del av några tips för att få bästa möjliga start.

1. Brinn för ditt uppdrag. Fundera i förväg igenom vad som ger dig stimulans i just detta projekt och varför du är den person som är bäst lämpad för att medverka. Vad är det som ger dig den där lilla extra drivkraften och hur kommer det att hjälpa dig att lyckas? Ställ frågor till din uppdragsgivare om krav, förväntningar och målsättningar för din roll.

2. Marknadsför projektet. Fundera i förväg igenom vilka personer, grupper och organisationer som påverkas av projektet. Hur viktigt och intressant är projektet för dem? Vad kan de bidra med och vad behöver de från dig? Genom att ha en öppen och aktiv dialog med projektets intressenter så kommer du att undvika onödiga hinder på vägen men också få stöd där du kanske minst anade det.

3. Skapa tydliga roller En vanlig fallgrop i många projekt är att roller och mandat inte är tydliga eller förankrade. Hur långt går projektledarens mandat och hur delaktig ska beställaren eller sponsorn vara? Klargör innan projektet startar vem som ansvarar för vad och vem som har mandat att fatta beslut i olika situationer..

4. Svetsa samman gruppen. Projektformen har en tillfällig karaktär. På kort tid ska nya människor fungera tillsammans och kanske fatta svåra beslut. Sätt därför av tid i början av projektet för att skapa en "vi-anda" i gruppen med gemensamma målsättningar och intressen. Planera en kort ”kick-off”, diskutera projektmålen, formulera gruppens spelregler och börja redan från start att arbeta aktivt med er interna kommunikation.

5. Håll kaoset i ordning. Att arbeta i projekt kan ibland kännas kaosartat. Krav och förväntningar kommer från olika håll och förändras över tiden. Brist på resurser och beslut påverkar planering och tidsmål. Nya direktiv och prioriteringar uppstår. Projektets medlemmar skiftar i takt med att projektet når nya faser. Men med lite struktur i kaoset så har du lättare att anpassa dig efter förändringarna. Arbeta därför aktivt med flexibla planer, löpande uppföljning och aktiv kommunikation.

Utveckla, praktisera och få feedback på dina projekt i kurserna: