Fem tips om att skapa rätt förutsättningar för ditt projekt

Att arbeta i projekt är ofta en bra grund för att få komplexa uppgifter utförda på rätt tid, till rätt kostnad och med rätt resultat. Dessa tre hörnstenar ligger som grund för alla projekt, oavsett form eller verksamhet, och det är du som projektledare eller projektmedlem som har till uppgift att uppfylla dem.

För att projektet ska ha en chans att nå sina mål så är det viktigt att förutsättningarna är de rätta. Ett otydligt mandat, oklara målsättningar eller en nedprioreterad uppgift får lätt negativa effekter på resultatet. Fem tips handlar därför denna gång om hur du, genom en effektiv projektledning, ger ditt projekt bästa möjliga start.

  1. Brinn för ditt uppdrag. Bara för att du blir tillfrågad om att vara projektledare eller projektmedarbetare så är det inte självklart att du behöver tacka ja. Du kanske har prioriteringar, kunskaper eller intressen som gör att det finns andra personer som är bättre lämpade för just detta uppdrag. Fundera i förväg igenom vad som ger dig stimulans i uppgiften och varför just du är bäst lämpad för att genomföra den. Ställ frågor till beställaren och din uppdragsgivare om vilka krav, förväntningar och målsättningar som gäller för just din roll.

  2. Få med intressenterna. Alla projekt har ett antal olika intressenter, oftast fler än de vi direkt kommer att tänka på. Fundera i förväg igenom vilka dessa är och vilket intresse de har i projektets genomförande och resultat. Vem berörs på något sätt av ditt projekt? Vem ska ta emot resultatet och vem ska bidra med resurser? Vem är beställare av projektet och vem kan bidra med specialkunskaper? Identifiera alla intressenter innan projektet startar och se till att de är delaktiga i planer och målsättningar. Visar de inte tillräckligt intresse så är det din uppgift att marknadsföra projektet så att även de brinner för resultatet. Se därefter till att informera dem löpande under projektets gång och hålla deras intresse vid liv. Har du intressenterna med dig från början så har du kommit en bra bit på väg i din projektledning.

  3. Tydliggör din roll och ditt mandat. En av de vanligaste fallgroparna inom projektledning är att roller och mandat inte är tillräckligt tydliga. Som projektledare bör du innan du tackar ja till uppdraget klargöra och förankra ditt mandat med beställaren. Ställ krav på styrgrupp, beställare och resursägare, det är deras uppgift att ge dig förutsättningar för att få projektet i mål. Återkoppla därefter ofta under projektets gång och ha en tät dialog med dem. Är du osäker på ditt mandat eller tycker att du inte får tillräcklig frihet; tacka nej till uppdraget. Som projektmedlem så är det projektledaren du främst ska klargöra din uppgift och ditt mandat med. Är spelreglerna tydligt satta från första början så undviker du onödiga missförstånd och kan skapa en enhetlig målbild.

  4. Svetsa samman gruppen. En av de saker som gör projektet unikt som arbetsform är dess tillfälliga karaktär. På kort tid ska nya människor fungera tillsammans och kanske fatta svåra beslut. Vid längre projekt finns även en isoleringsrisk där projektmedlemmarna riskerar att tappa kontakten med övriga organisationen. Därför är det viktigt att skapa en gemensam "vi-anda" i gruppen med gemensamma målsättningar och en tydlig rollfördelning. Sätt målen tillsammans, planera en kick-off, gör "lära känna-övningar", arbeta aktivt med er interna kommunikation, ifrågasätt om du inte håller med eller förstår osv. Med den starka projektgruppen i ryggen kan du sedan marknadsföra projektet gentemot övriga organisationen för att skapa ett intresse för det ni ska uppnå.

  5. Håll kaoset i ordning. Att arbeta i projekt innebär alltid att i större eller mindre utsträckning arbeta i kaos. Krav och förväntningar kommer från olika håll och förändras över tiden. Brist på resurser påverkar planering och tidsmål. Nya direktiv och prioriteringar uppstår. Intresset från övriga organisationen förändras. Projektgruppen med olika specialister skiftar även i takt med att projektet når nya faser. Allt detta är projektets vardag och ska vara så. Men ju bättre struktur du har i kaoset och ju bättre förberedd du kan vara på förändringarna, desto lättare har du att anpassa dig efter dem. Arbeta därför aktivt med flexibla planer, löpande uppföljning och anpassad kommunikation. Som projektledare är det viktigt att skapa struktur i projektet men utan att förlora sig i detaljer.

 

Utveckla, praktisera och få feedback på dina projekt i kurserna:

Praktisk Projektledning   Läs mer
Ledarskap för Projektledare Läs mer
Fortsättningskurs för Projektledare Läs mer
Förändringsledning Läs mer
Personlig effektivitet Läs mer

 


08-55 11 21 00
Kontakta oss




Projektprogrammet

Medverka i en projektledningsutbildning som ger dig praktiska och konkreta verktyg för att lyckas. Du får träning för att leda och arbeta med framgångsrika projekt.


Referenser

"Mycket trevlig kurs med en om möjligt ännu trevligare kursledare. Jag är MYCKET nöjd!"
Tomas Dahlin, Norma Group AB


Fri minikurs

För att förstärka effekten så bjuder vi alla deltagare i vårt öppna program på ett extra och valfritt träningstillfälle.


Förstärk dina resultat

Att införa nya arbetssätt eller förverkliga idéer och lösningar kan vara en utmaning. Tillsammans med vårt konsultstöd får du verktyg som säkerställer dina resultat!


Utveckla dig i:

Presentationsteknik

20-21 sep

Personlig effektivitet

26-27 sep

Praktisk kommunikation

27-28 sep

Praktisk projektledning

2-3 okt

Kommunikativt ledarskap

3-4 okt

Projektledning fortsättning

4-5 okt


Flera personer?

Har du kollegor som önskar en ledarskapsutbildning eller utbildning i projektledning, affärsmannaskap eller kommunikation? Se då närmare på våra förmånliga paket.


Person- och Grupprofil

Utveckla din grupp och förstärk er kommunikation. Genom en Extended DISC person- eller grupprofil skapar du förutsättningar för bättre samarbeten.


Mer än en ny pärm i hyllan

Alla utbildningar i det öppna programmet innehåller förberedelse, uppföljning, utbildningsdagar och ett extra valfritt träningstillfälle. Läs mer om hur du tillsammans med oss når dina mål.

Utbildningar |  Ledarskapsutbildning |  Projektledarutbildning |  Kommunikationsutbildning |  Chefsutbildning |  Säljutbildning |  Presentationsteknik |  Tipsbrevet