Arbetar du med effektmål i dina projekt? På riktigt?

 

Som projektledare vet du hur lätt det är att fastna i vardagens tempo. Möten, aktiviteter och deadlines avlöser varandra. Men bakom varje lyckat projekt finns något mer än bara listor att bocka av, det finns en tydlig riktning och en gemensam förståelse för varför vi gör det vi gör. Det är här de viktiga effektmålen spelar en avgörande roll.

 

 

Vi som leder projekt tenderar ofta att vara drivna, lösningsorienterade och vana att få saker i rullning. Många av oss gillar när det händer saker, när aktiviteter genomförs, möten bokas och milstolpar nås. Men mitt i allt detta görande är det lätt att förlora riktningen. Faktum är att många projekt startar utan att någon egentligen har stannat upp och formulerat ett tydligt effektmål. Och än mindre förankrat det. Och även om ett mål finns, riskerar det ibland att gömmas undan i ett dokument, vara otydligt eller bara känt av några få personer.

 

 

Projektmål vs Effektmål

Projektmål och effektmål är inte samma sak. Projektmålen beskriver vad vi ska leverera, exempelvis ett förbättrat lönesystem, en marknadskampanj eller ett nytt hyreshus. Projektmålen är viktiga och bra för att säkerställa och stämma av att ni följer er tidsplan, utför rätt saker och att ni håller er budget.

 

Effektmålen beskriver däremot varför vi gör det vi gör. Det uttalar syftet med projektet och de värden som uppstår när resultatet faktiskt används. Till exempel att personalen får rätt lön i tid, att fler kunder blir nöjda eller att bostadsbristen i kommunen minskar.

 

Att arbeta med tydliga effektmål är därför inte bara en formalitet, utan en framgångsfaktor. De hjälper dig att försäkra dig om att projektet inte bara levererar rätt saker, utan också skapar verkliga värden och meningsfulla resultat. Dessutom fungerar effektmål som en gemensam drivkraft, de motiverar, engagerar och gör det lättare för teamet att se hur deras insatser bidrar till något större.

 

 

Att lyckas med effektmålen

Så, hur kan du som projektledare ge ditt projekt de bästa förutsättningarna genom att arbeta med effektmål som inte bara är tydliga, utan också meningsfulla, trovärdiga och förankrade i teamet? Vad kan du göra redan idag för att skapa en gemensam riktning som inspirerar och leder till verklig nytta?

 

1. Fråga din beställare: "Hur vet vi att vi har lyckats?"
   Det första du kan göra är att stanna upp och fundera över vilken konkret förändring projektet ska bidra till. Börja med att ställa den här frågan till projektets beställare: “När projektet är klart, vad ska ha blivit bättre?”.

   Det kan kännas som en enkel fråga, men den leder ofta till ett bra samtal. Den flyttar fokus från aktiviteter till effekt. Från att “bli klara” till att “göra nytta”. Och det i sin tur hjälper dig som projektledare att fatta bättre beslut under resans gång. Det handlar om att tillsammans med din beställare komplettera projektmålen med en tydligare riktning och mening. Läs mer om hur du planerar projektet rätt från start: Effektiv projektplanering — 5 avgörande steg för en lyckad start.

 

2. Kommunicera effektmålet i ditt projektteam.
   Har ni i projektgruppen mest pratat om uppgifter och deadlines hittills? Lägg då 30 minuter på att prata om varför ni gör det här projektet över huvudtaget. Det kan kännas som en “fluffig” övning, men det är faktiskt raka motsatsen — läs mer om hur du fördelar roller och ansvar: Checklista: Har du rätt roller på plats i projektet?

   William A. Kahn, professor i organisationspsykologi på Boston University, har undersökt vad som får människor att engagera sig på riktigt i sitt arbete. Dvs vad som får oss att inte bara följa instruktioner, utan att bidra med våra tankar, känslor och vår energi. Han visade att när människor förstår syftet med sitt arbete så ökar både motivationen och prestationen. Han kallade det för psykologisk meningsfullhet och beskriver det som en av de starkaste drivkrafterna bakom engagemang.

   Analys- och konsultföretaget Gallup, som bl a forskar inom arbetsliv, ledarskap och medarbetarengagemang bekräftar detta. I team där medlemmarna vet varför de gör det de gör är man mer produktiv, mer engagerad och lyckas bättre med att nå sina mål.

   Projektets uppstartsmöte kan vara ett bra tillfälle att ta diskussionen om projektets effektmål och syfte i. I det mötet finns ofta utrymme att lyfta blicken och ta samtalet om projektets "varför".

 

3. Skapa samsyn i teamet.
   Det händer ibland att projektmedlemmar har helt olika bilder av vad projektet ska uppnå. Någon tänker på teknikleveransen, någon annan på tidsplanen, en tredje kanske på en förbättrad process och någon vet inte alls.

   För att skapa samsyn i projektgruppen och identifiera vilka oklarheter som finns så kan ni testa att göra en kommunikationsrunda i teamet. En kommunikationsrunda innebär att du låter varje teammedlem, en i taget, svara på samma fråga så att ni kan få en tydlig bild av gruppens förståelse.

   Ett exempel på fråga du kan ställa: “Vad skulle du säga är det viktigaste målet med det här projektet?”. Be dem skriva ner sitt svar på en post-it eller digital lapp i ett gemensamt dokument. Gå därefter laget runt och låt alla berätta vad de ser som projektets mål. Får du flera olika svar? Ja, då har du just hittat ditt viktigaste förbättringsområde!

   Läs också: Projekttriangeln — hantera tid, kostnad och leverans

 

4. Säkerställ att målen känns trovärdiga. Även för teamet.
   Det räcker inte att effektmålen är tydliga på papper, de behöver också kännas möjliga att nå för dem som ska arbeta med dem. För handen på hjärtat, om inte vi i projektgruppen tror att vi kommer att uppnå effekten som vi lovar, varför skulle någon annan tro på det? Motivation hänger ofta tätt samman med trovärdighet. För att känna engagemang behöver vi uppleva att målen är förankrade i verkligheten. Att de är möjliga att nå med de resurser, den tid och det stöd vi faktiskt har. Om målen upplevs som orealistiska, vaga eller styrda av önsketänkande så minskar ofta engagemanget och kan i värsta fall förvandlas till passivitet, cynism eller till och med motstånd.

    

   Här är en öppen fråga du kan ställa i teamet: "Känns det här som ett mål vi faktiskt kan nå?" ”Om inte, vad skulle behöva vara på plats för att vi ska tro på det fullt ut?".

    

   Här kan du läsa en artikel om konsten att sätta trovärdiga mål – och att nå dem.

 

5. Skriv ned effektmålet och sätt upp den på väggen (eller i Teams-kanalen eller i ...)
   Ett effektmål ska inte vara något som göms i en pdf-fil eller begravs på sidan 12 i projektplanen. Försök att göra det levande, synligt och närvarande i vardagen. Det behöver inte vara krångligt. Skriv ned det, och visa upp det!

   Lägg in det i första sliden i varje projektmöte eller skriv det högst upp i er Teams-kanal. Printa ut det och sätt upp på väggen. Det kan verka som en liten sak men den mentala effekten av att ständigt bli påmind om målet är stor. Det hjälper till att prioritera rätt, hålla fokus och känna framsteg. Och förhoppningsvis, nå ert projekts effektmål.

 

 

 

Vill du få fler verktyg och praktisk träning i projektledning? Titta då närmare på dessa projektutbildningar:

	Praktisk projektledning	Läs mer
	Ledarskap för projektledare	Läs mer
	Fortsättning för projektledare	Läs mer
	Projektprogrammet	Läs mer
	Projektledning 1+2	Läs mer

 

 

 

Är ni flera personer som är intresserade av en utbildning. Ta del av våra kurspaket som ger förmånliga rabatter.

 

 

Utveckla ditt och din organisations resultat. Vi anpassar alla uppdrag efter målsättningarna.