Konsten att planera tid — så håller du deadlines

Att planera tid på ett realistiskt och genomförbart sätt är en av de stora utmaningarna i komplexa uppdrag och projekt. Det handlar inte bara om att sätta datum i en kalender, det handlar om att förstå vad som faktiskt ska göras, i vilken ordning och med vilka resurser. Här är fem steg som ger dig strukturen för att lyckas.

"I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by" lär författaren Douglas Adams ha sagt när hans förläggare hade tröttnat på sena utkast. Citatet är naturligtvis roligt men det beskriver också en verklighet som de flesta som arbetar med komplexa uppdrag känner igen. Deadlines missas inte sällan för att avsikten saknades, utan för att planeringen inte höll.

Under åren har det genomförts mängder med forskning och studier på varför projekt och uppdrag inte håller tid. Några av de viktigaste sakerna som alltid dyker upp i dessa är otydliga mål, underskattade aktiviteter och resurser som inte är förankrade hos de som ska utföra arbetet. Alla tre är planeringsmisstag som går att förebygga. Här är hur.

1. Hitta målet. Börja med att fastställa vad ni vill åstadkomma. Ta en gemensam diskussion eller genomför en workshop för att se vart ni vill nå. Vad är problemet som ska lösas eller vad vill ni förbättra? Vad är viktigt just nu och vad kan göras senare? Finns det saker ni kanske inte ska göra alls? Var realistiska i er bedömning och ta hänsyn till eventuella problem som ni redan nu ser kan uppstå.

    

   Det här steget underskattas ofta. Många uppdrag startar med en känsla av att alla vet vad som ska göras, för att det ett par veckor in ska visa sig att alla hade lite olika bilder av vart de var på väg. En gemensam och dokumenterad målbild i början sparar mycket tid senare.

   Läs också: Sätta mål och nå dem

 

 

2. Hitta uppgifterna. När ni har ett realistiskt och överenskommet mål kan ni börja titta på uppdragets olika delar. Vad behöver ni utföra för att nå målet? Lista alla uppgifter som ska genomföras. Bryt ned dem så att de är mätbara, tidsmässigt hanterbara och att varje uppgift har en person som ansvarar för den.

    

   En vanlig fälla här är att lista uppgifter på en för hög nivå. "Skriva rapport" är inte en uppgift, det är ett delmål. Dela upp det i konkreta aktiviteter som faktiskt kan tilldelas, tidssättas och följas upp. Ju mer detaljerad uppgiftslistan är, desto lättare är det att se om planen håller och var det skaver.

 

 

3. Hitta ordningen. Strukturera uppgifterna efter den ordning de bör utföras. Vilka uppgifter kan inte påbörjas förrän andra är avslutade? Rita upp en karta där uppgifter och ordningsföljd är tydlig. Identifiera alla vägar ni behöver gå för att nå målet.

    

   Det är i det här steget som många planer spricker. Man har listat uppgifterna men inte tänkt igenom beroenden och sekvenser. Resultatet är att arbete som borde göras parallellt görs i serie, eller att en kritisk aktivitet blockeras av något som ingen hann med. En tydlig ordningsstruktur minskar den risken markant.

 

 

4. Hitta resurserna. Vad krävs för att ni ska lyckas nå det uppsatta målet? Vilka kompetenser behövs och vilka personer representerar dessa bäst? Fördela ansvar för alla uppgifter och se till att varje aktivitet är accepterad av de som ska utföra dem.

    

   Det sista är avgörande. En uppgift som är tilldelad men inte accepterad är i praktiken inte tilldelad alls. Om personen inte vet om att de har ansvar, inte har kapaciteten eller inte förstår vad som förväntas uppstår problem. Och tyvärr ofta sent i processen när det är svårt att rätta till.

   Läs också: Har du rätt roller på plats i projektet?

 

 

5. Hitta tiden. Nu har ni en bild av vilka aktiviteter som ska göras, i vilken ordning och av vem. Det sista steget är att beräkna hur lång tid varje aktivitet tar. Lyssna på de som gjort liknande uppgifter tidigare, be den ansvarige göra en tidsuppskattning eller ta en gemensam diskussion i gruppen. Räkna ihop aktiviteterna och hitta den totala tid det tar att nå målet. Glöm inte att ta hänsyn till osäkerheter som kan påverka uppskattningarna.

    

   Vi människor tenderat att systematiskt underskatta hur lång tid saker tar. Psykologen och Nobelpristagaren Daniel Kahneman kallade det the planning fallacy. Det är vår tendens att planera utifrån hur vi hoppas att saker ska gå. Snarare än hur de brukar gå. En enkel motåtgärd är att konsekvent lägga till en buffert och att aktivt fråga: Vad kan ta längre tid än vi tror?

   Läs också: Effektiv projektplanering

De fem stegen hänger alla ihop. Hoppar du över ett tidigt steg, till exempel att verkligen klargöra målet eller att förankra resurser, så kommer problemet med stor sannolikhet dyka upp igen längre fram. Fast svårare att lösa. Det är med andra ord en investering att göra planeringen ordentligt från start. Men den betalar sig också snabbt i ett uppdrag som faktiskt håller sin tidplan.

Utveckla och träna tidsplanering och projektledning i kurserna:

	Praktisk projektledning	Läs mer
	Personlig effektivitet	Läs mer
	Fortsättning för projektledare	Läs mer
	Projektprogrammet	Läs mer