Så hanterar du svåra samtal som chef – steg för steg

 

Är du chef eller ledare och ska hålla ett jobbigt eller svårt samtal? Du är långt ifrån ensam. Många chefer tycker att det är obekvämt att prata om konflikter, prestation eller beteenden som stör teamet. Samtidigt är det just förmågan att hantera de svåra samtalen som ofta avgör hur du lyckas i ditt ledarskap. Och hur ditt team lyckas med sin verksamhet.

 

 

Att hantera svåra samtal är en av de största utmaningarna för många chefer och ledare. Oavsett om det handlar om att ge konstruktiv feedback, ta upp en konflikt eller diskutera frågor om prestation och beteende, så kan samtalen väcka oro och osäkerhet. Samtidigt är det just dessa samtal som gör skillnad. När du som chef vågar ta tag i situationen tidigt och på ett respektfullt sätt visar du att du både bryr dig om individen och tar ansvar för gruppens gemensamma utveckling och resultat.

 

Många chefer drar sig för att ta initiativet till ett svårt samtal. Det är lätt att hoppas att problemet löser sig av sig själv eller att vänta in ”rätt tillfälle”. Men att undvika eller skjuta på samtalet kan lätt leda till större frustration, sämre samarbete och i värsta fall förlorad tillit. Därför är det avgörande att veta hur du kan hantera svåra samtal på ett sätt som känns tryggt både för dig och din medarbetare.

 

I den här guiden har vi tagit fram en checklista som gör det enklare för dig som chef att förbereda, genomföra och följa upp dina svåra samtal.

 

 

1. Samla fakta och skapa psykologisk trygghet.
   Först och främst, förbered dig för samtalet genom att skriva ner vad som faktiskt har hänt. Vilka situationer eller incidenter har du sett? Vilka konsekvenser fick det för dig som chef, teamet eller leveransen? När du lägger fram fakta på bordet så har du större chans att undvika personliga tolkningar och du håller även samtalet på en saklig nivå.

    

   Se samtidigt till att mötet sker i en miljö som skapar trygghet. Din medarbetare ska känna sig trygg i att lyssna och prata öppet. Om din medarbetare upplever att situationen känns hotfull eller otrygg så riskerar du att skapa stressreaktioner som blockerar den konstruktiva dialogen. Här är några saker som du kan göra för att skapa trygghet i det svåra samtalet:

    

   Välj plats med omsorg. Boka ett avskilt rum där ni inte blir störda. Undvik glasväggar eller öppna ytor. Sitt gärna vid ett runt eller fyrkantigt bord i stället för på varsin sida av ett stort skrivbord.

    

   Skapa inramning. Börja med att berätta varför ni träffas, t ex: ”Syftet med mötet är att vi ska kunna hitta en lösning tillsammans.” Bekräfta också att du vill ha en öppen dialog: ”Det är viktigt för mig att du känner att du kan säga vad du tycker här.”

    

   Använd kroppsspråk och ton. Håll en lugn och öppen hållning. Försök att prata med en mjuk, tydlig röst och undvik att sitta med armarna i kors.

 

 

2. Avsätt tid och gå rakt på sak i det svåra samtalet.
   Planera sedan för att hantera det svåra samtalet när du själv är alert och har energi, gärna tidigt på dagen när du har fullt fokus och inte riskerar att vara trött eller distraherad. Avsätt tillräckligt med tid, minst 30–45 minuter, så att ni inte behöver stressa igenom diskussionen.

   Inled sedan samtalet med att tydligt förklara varför ni träffas och vilket syfte ert möte har. Det minskar osäkerheten och gör det lättare för din medarbetare att ta till sig budskapet. Undvik kallprat som riskerar att fördröja och skapa otydlighet. En bra inledning av det svåra samtalet kan låta så här:

   ”Tack för att du tar dig tid. Jag vill prata om en situation som påverkar både dig och teamet och mitt mål är att vi tillsammans ska hitta en lösning.”

   Fokusera sedan er dialog på teamets gemensamma mål. Påminn om vad ni arbetar mot och varför det är viktigt att ni hanterar situationen. Visa att du är intresserad av din medarbetares perspektiv och ställ öppna frågor som ”Hur ser du själv på det här?” eller ”Vilka hinder upplever du?”.

   Var samtidigt tydlig med vilka beteenden du inte kan acceptera och varför. Som chef är din kombination av lyhördhet, tydlighet och lugn är avgörande för att samtalet ska få önskad effekt.

 

 

3. Beskriv beteendet – inte personen.
   När du tar upp en utmaning eller ett problem som du vill belysa i det svåra samtalet, håll dig till det som faktiskt har hänt. Undvik svepande uttryck som ”du är alltid sen till våra möten”. Var så konkret som du kan, säg i stället t ex:

   ”De senaste tre veckorna har du kommit mer än tio minuter sent till våra möten. Det gör att vi tappar fokus och inte hinner med alla punkter.”

   Genom att beskriva beteendet och dess konsekvenser blir det tydligt varför en förändring behövs, utan att skuldbelägga personen.

 

 

4. Hantera känslor med lugn och nyfikenhet.
   Svåra samtal väcker ofta känslor såsom ilska, tårar eller försvar. Kom ihåg att känslor inte är farliga, de är ett sätt att kommunicera. Din uppgift som chef eller ledare är att hålla ramen för samtalet och inte dras med.

   Om medarbetaren blir ledsen: Ge utrymme och tystnad, visa empati med enkla ord som ”Jag ser att det här känns jobbigt” och erbjud en paus. För sedan tillbaka samtalet varsamt när personen är redo.

   Om medarbetaren blir arg: Behåll lugnet, tala med låg röst och sätt gränser. ”Jag vill gärna fortsätta vårt samtal, men inte på det här sättet. Ska vi ta en paus?” När känslorna lagt sig, återgå till sakfrågan.

   Var också uppmärksam på när känslor används för att styra, skrämmas eller manipulera. Då behöver du som chef markera och leda tillbaka samtalet på det önskade spåret.

 

 

5. Avsluta det svåra samtalet framåtriktat och följ upp.
   Avsluta samtalet med att vara tydlig med vad du vill se och önskar framöver. Det kan vara så enkelt som: ”Från och med nu vill jag att du kommer i tid”.

   Be din medarbetare återge vad hen har uppfattat och ge utrymme för frågor. På så sätt säkerställer du att ni har samsyn. Enas också om en konkret uppföljning och bestäm när ni ska ses igen för att stämma av.

 

 

Som chef, och inte minst som ny chef, så är det lätt att dra sig för svåra samtal. Men de är en central och viktig del av ditt ledarskap. Att hantera svåra samtal som chef och känna trygghet i dem stärker både dig som ledare och teamets förmåga att nå sina mål.

 

Det viktigaste är att du inte undviker eller förhalar de svåra samtalen. Varje gång du tar tag i dem, samlar fakta och leder ditt samtal på ett bra sätt så blir du lite starkare som chef. Och kom ihåg, att hantera svåra samtal är en färdighet som du kan öva upp, inte en medfödd talang.

 

 

 

Få träning och fler tips för att genomföra och hantera svåra samtal i kurserna:

	Ledarskap - Ny som chef	Läs mer
	Kommunikativt ledarskap	Läs mer
	Chef- och Ledarprogrammet	Läs mer
	Ledarskap för projektledare	Läs mer
	Förändringsledning	Läs mer
	Effektiv Feedback	Läs mer

 

 

 

Är ni flera personer. Ta del av våra kurspaket som ger förmånliga rabatter.

 

 

Utveckla ditt och din organisations resultat. Vi anpassar alla uppdrag efter målsättningarna.