Fem tips - Effektivitet och fokus

När vi är tillbaka efter en tids ledighet kan det vara svårt att hitta fokus och undvika att ta på sig för mycket på en gång. Bara att gå igenom mailen kan ta en hel dag och det är lätt att känna sig fullständigt utmattad redan efter den första dagen.

När vi har haft en tid av ledighet, när vi byter arbetsuppgifter eller hoppar på ett nytt projekt är det bra att stanna upp och tänka till. Uppgifter, projekt och ärenden ligger förmodligen som högar och väntar och mailboxen är på gränsen att svämma över. Det är lätt att springa iväg och försöka lösa alltför många uppgifter på en gång. Resultatet blir att vi tappar både fokus och energi och att de berömda bollarna i luften faller platt till marken. Läs här om hur du kan komma igång efter din ledighet och hur du gör det på ett effektivt sätt.

1. Prioritera och planera. Börja dagen med att prioritera och planera. Släpp allt annat som stör ditt fokus. Prioritera din dag och din vecka. Se i första hand till att du har åtminstone en bred struktur för dina kommande arbetsuppgifter. Detta hjälper dig att undvika fällan att göra allt på en gång och ger dig ett stöd i att sortera dina tankar. Det hjälper dig också att se vilka uppgifter som är bråttom att lösa och vilka uppgifter som du kan vänta med.

2. Välj bort mailen. Vänta med att gå igenom mailen tills du har gjort din prioritering och planering. Mailen innehåller förmodligen ett stort antal spridda ämnen och fokusområden och är därför en process som tar mycket energi. Ofta prioriterar vi mailen det första vi gör och hinner kanske inte så mycket annat. Lek med tanken att mailen inte är så bråttom som vi tror att den är. En del saker kan redan vara lösta av andra och andra saker kanske kan vänta en liten stund till?

3. Gör skillnad på bråttom och viktigt. Fråga dig själv inför varje uppgift vilka uppgifter som är bråttom att lösa och vilka som är viktiga. Det är vanligt att vi fokuserar på båda medan vi i själva verket oftast gör störst nytta med de uppgifter som inte är av akut karaktär. Genom att redan från början fokusera på uppgifter som är viktiga så ger du dig själv en bra chans att hålla kvalitet i ditt arbete. Om uppgiften inte är viktig (men kanske bråttom); ställ dig frågan om du ska göra den över huvudtaget. Vad skulle hända om du prioriterar ned den, delegerar den eller helt enkelt inte utför den alls?

4. Skapa utrymme i din kalender. Planera in högst 50-60% av din tid i almanackan. Lägg undan tid för akuta ärenden, reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt arbete. Om du under perioder arbetar med en fulltecknad kalender så riskerar du att snart att arbeta på kvällar och helger för att hinna med ”allt det andra”.

5. Insats efter form och energinivå. Ta tag i svåra uppgifter när din kapacitet/energi är på topp och försök ta de lättare uppgifterna när kapaciteten/energin är lägre. Att ha svåra och jobbiga uppgifter som hänger över en under en hel dag leder lätt till omedveten stress. Genom att göra de mer krävande uppgifterna när din energinivå är hög så undviker du att koncentrationen åker berg- och dalbana och du får lättare att hålla fokus på det viktiga.

Lär dig mer om Effektivitet, Planering, Prioritering och Stresshantering i kurserna:

Personlig effektivitet

Praktisk Projektledning

Ledarskap - Ny som chef

Coachande ledarskap