Fem tips - Att hantera förändring

De flesta organisationer lever idag i ständig förändring. Nya verksamheter, organisationsformer, kundlösningar, omstruktureringar kan kräva att många svåra beslut kan behöva fattas.

Oavsett om vi agerar på organisationsnivå, på avdelningsnivå, på projektnivå eller på individnivå så påverkas de flesta av oss på ett eller annat sätt av ett förändringsarbete. Är detta då endast negativt? Det kan lätt tyckas så men en förändring kan, med rätt angreppssätt, istället få positiva effekter för de inblandade.

Genom att redan från början arbeta på ett genomtänkt och planerat sätt så kan det som såg ut att vara en svår motgång istället vändas till en långsiktig framgång. Här får du därför fem viktiga och grundläggande tips för hur du och dina medarbetare ska lyckas med ett framgångsrikt förändringsarbete.

1. Informera, informera, informera.
   Nyckeln till att lyckas med ett förändringsarbete är att få med alla medarbetare i processen. Du bör se till att ge full information till de personer som kommer att påverkas. Ge svar på frågor som; Vad ska förändras? Varför sker förändringen? och Vad kommer den att resultera i? Göm inte undan detaljer som känns obehagliga eller som du inte tycker är väsentliga just nu. Se istället till att lägga alla kort på bordet direkt, detta har du mångfaldigt tillbaka senare i processen. Ge även dina medarbetare tid för att smälta informationen och för att reflektera. Du har själv förmodligen haft den tiden och du bör ge dina medarbetare samma chans.
    

2. Skapa delaktighet.
   Ge inblandade personer en möjlighet att delta i och, om det är genomförbart, påverka processen. Alla har vi behov av att få ta del av saker som berör vår egen situation. När en större förändring sker så är det vanligt att vi tappar fotfästet och upplever att hela världen rasar samman. Genom att skapa delaktighet så påverkar du motivationen hos de inblandade och kan på så sätt vända det hela till någonting positivt. Ställ dig själv och gruppen frågor som; Hur kommer vi vidare? Vilka frågor är viktiga att arbeta med? och Vilka problem måste vi lösa? Det kan ibland förefalla svårt att ge utrymme för delaktighet. Försök då att hitta mindre delar som kan brytas ut.
    

3. Belys effekterna.
   Se till att alla medarbetare tillåts reflektera över det som händer. Skapa forum där både för- och nackdelar belyses. Håll högt i tak och ställ frågor som; Vad är det värsta som kan inträffa? Vilka förhoppningar har jag? och Vad för gott kan förändringen skapa för mig? Genom att även ta med nackdelarna så belyser vi de farhågor som vi har. Ganska snart kommer vi att upptäcka att de flesta av dessa visar sig överdrivna. Vi tror från början att förändringar kommer att ha en mer negativ effekt än vad som ofta blir fallet. Genom att belysa nackdelarna så sätter vi en gräns för den negativa oro som många kan uppleva. Vi kan istället fokusera på de frågor som skapar positiva effekter. De förväntade positiva effekterna kan vi sedan lägga till grund för våra nya målsättningar.
    

4. Var synlig och närvarande.
   En avgörande faktor är att du är närvarande och finns tillgänglig för dina medarbetare. Minsta fråga ska snabbt kunna få din uppmärksamhet. Du behöver inte alltid ha svaret men det är viktigt att du lyssnar, utvärderar och tar till dig det som sägs. När organisationer, avdelningar eller projekt genomgår snabba förändringar så sprids även negativa impulser snabbt. Som människor har vi ofta ovanan att förstärka dessa och sprida dem vidare. Kanske även utanför den sfär som är berörd, till exempel till andra delar av organisationen. I värsta fall kan det även spridas till externa parter som kunder, leverantörer och media. En av dina viktigaste uppgifter är därför att i ett tidigt stadium säkerställa att de negativa impulserna inte får fotfäste.
    

5. Fokusera på de nya målen.
   Sätt upp tydliga mål för vad ni ska nå när förändringen är genomförd. Kommunicera målen till alla inblandade och se till att ständigt påminna dina medarbetare om dem. I en förändringsprocess är det vanligt att målen glöms bort eller misstolkas. Processerna kan gå fort och missförstånd uppstår lätt. Ställ er hela tiden frågor som; Vad ska vi uppnå? Vilket resultat förväntas? och När ska vi komma dit? Kombinera era individuella målsättningar med de övergripande och tydliggör dem så att alla tolkar dem på samma sätt.

Utveckla ditt förändringsarbete i kurserna: