Skapa fokus som ledare och chef

 

Distraktioner, avbrott och ständiga krav på tillgänglighet är en del av vardagen för de flesta chefer och ledare idag. Men det finns strategier som fungerar för att skydda din egen koncentration och för att skapa förutsättningar för ditt team att arbeta fokuserat.

 

 

Vi lever i en tid där det är lättare än någonsin att vara uppkopplad och svårare än någonsin att hålla fokus på en uppgift. Notiser, möten, mejl och slack-meddelanden tävlar om uppmärksamheten från morgon till kväll. För dig som ledare innebär det inte bara en personlig utmaning utan det är också ett konkret ledaransvar. Du sätter normen för hur ditt team förhåller sig till distraktioner och prioriteringar.

 

Det goda är att fokus är något som kan tränas och struktureras för både team och individ. Det svåra är att göra det på riktigt. Längst ned i denna artikel hittar du några frågor som kan vara nyttiga att fundera över. Men vi börjar först med att titta på några strategier som vi på Academic House ofta ser göra stor skillnad med relativt liten insats.

 

 

 

Tydliga mål frigör koncentration

Forskning från Brown University* visar hur hjärnans olika delar samarbetar för att fokusera på viktig information och filtrera bort distraktioner. Men den processen förutsätter att hjärnan vet vad som är viktigt. Och det är precis där ditt ledarskap kommer in.

 

När mål och prioriteringar är otydliga tvingas varje medarbetare ständigt omvärdera vad de ska ägna sin uppmärksamhet åt. Det är kognitivt kostsamt och skapar en diffus känsla av att alltid ligga efter. Tydliga mål frigör den mentala energin till att faktiskt utföra arbetet i stället för att konstant fråga sig om man gör rätt sak.

 

En viktig uppgift för alla ledare är därför att regelbundet kommunicera vad som är viktigast just nu. Inte bara en gång om året i en strategiplan utan löpande i vardagen. Vad är veckans prioritet? Vad kan vi lägga åt sidan den här månaden? Ju tydligare du är, desto lättare är det för ditt team att hålla fokus utan att behöva fråga.

 

Läs också: Sätta mål och nå dem

 

 

 

Skydda din och teamets koncentration

En fokuserad arbetsmiljö uppstår sällan av sig självt. Den behöver aktivt designas. Som chef och ledare har du ett unikt inflytande här. Du kan sätta normer för när och hur teamet kommunicerar, hur möten är strukturerade och vilka förväntningar som finns på tillgänglighet.

 

Gloria Mark, professor vid University of California och författare till boken Attention Span, har i decennier forskat på hur vi använder vår uppmärksamhet i arbetslivet. Ett av hennes mest slående fynd är att det i genomsnitt tar drygt 20 minuter att återfå full koncentration efter ett avbrott. Och avbrotten är många. Hennes studier visar att vi idag i snitt byter fokus var 47:e sekund under arbete vid datorn. Motsvarande siffra 2004 var ca 2,5 minuter. Det här innebär att varje onödigt avbrott, notis eller ofokuserat möte kostar betydligt mer än det verkar i stunden.

 

Ett konkret grepp är att avsätta skyddade tidsblock för koncentrerat arbete och sedan respektera dem. Och det är ju just det där sista som kan vara så svårt att göra i praktiken. Om du som chef själv skickar mejl och ställer frågor under dessa block signalerar du att de inte är på riktigt. Om du däremot håller dem så visar du att det är möjligt och önskvärt.

 

Mötesstrukturen är en annan viktig och kraftfull hävstång. Möten som saknar tydlig agenda, varar längre än nödvändigt eller hade kunnat vara ett mejl stjäl inte bara tid utan också den mentala energi som krävs för att komma tillbaka i koncentrerat arbete efteråt. Att regelbundet se över vilka möten som faktiskt behövs är ett av de snabbaste sätten att ge tillbaka fokustid till ditt team.

 

Läs också: Konsten att planera tid och hålla deadlines

 

 

 

Anpassa förväntningarna efter person och situation

Förmågan att fokusera varierar mellan personer och situationer. Det är varken en svaghet eller bristande engagemang, det är bara en del av hur vi fungerar. Vissa arbetar bäst i långa ostörda block, andra i kortare intensiva perioder. Vissa tycker om bakgrundsljud, andra behöver tystnad.

 

Som ledare tjänar du på att förstå dessa skillnader i stället för att anta att alla presterar bäst under samma förutsättningar. Det kan vara så enkelt som att fråga: Hur arbetar du bäst? Vad stör dig mest? Vad hjälper dig att komma i koncentration? Svaren som du då får ger dig ett bättre underlag för att sätta realistiska förväntningar och skapa förutsättningar som faktiskt fungerar.

 

Läs också: Kommunikation som ökar engagemang i ditt team

 

 

 

Återhämtning är en del av prestationen

Hjärnan är inte konstruerad för att koncentrera sig utan avbrott under långa perioder. Forskning inom kognitiv psykologi visar konsekvent att regelbundna pauser förbättrar både koncentrationsförmåga och kreativitet medan avsaknaden av pauser gradvis urholkar dem.

 

Som ledare vinner du därför på att aktivt både uppmuntra och normalisera återhämtning under arbetsdagen. Det behöver inte vara några tidskrävande eller stora insatser. En gemensam bensträckare, en kort promenad eller en fika utan skärm kan räcka. Det viktigaste är signalen som du skickar. Att pausa är inte att jobba mindre, det är en viktig del av att jobba smart.

 

Om du själv aldrig tar pauser och alltid är tillgänglig sätter du en norm som är svår för ditt team att bryta mot. Oavsett vad du uttalar och säger. Ledarskapet sker här, som på många andra ställen, till stor del genom ditt eget beteende.

 

 

 

Utveckling håller fokuset levande

Fokus över tid kräver mer än bra strukturer. Det kräver att arbetet känns meningsfullt och att medarbetarna upplever att de utvecklas. Tristess och stagnation är ofta lika stora fiender till koncentration som distraktioner.

 

Att investera i dina medarbetares utveckling är därför inte bara ett sätt att bygga kompetens. Det är ett sätt att hålla engagemanget och fokuset levande. En medarbetare som lär sig något nytt, tar sig an en utmaning eller ser sin utveckling går framåt har lättare att rikta sin uppmärksamhet mot arbetet.

 

Som ledare kan du bidra genom att skapa utrymme för lärande, uppmuntra ny kompetens och se till att varje person har uppgifter som utmanar dem lagom mycket. Varken för lätt, vilket leder till uttråkning, eller för svårt, vilket leder till stress och undvikande.

 

Läs också: Skapa hållbar motivation hos dina medarbetare

 

 

 

Några frågor att ta med dig

Fokus och en hållbar arbetsmiljö är ett ledaransvar som kräver kontinuerlig uppmärksamhet. Här är några frågor som kan vara värda att ställa sig:

 

• Vet ditt team vad som är viktigast att fokusera på just nu? Och varför?

• Vilka möten i er kalender hade kunnat kortas ned, tas bort eller ersättas med ett mejl?

• Finns det skyddad tid för koncentrerat arbete i teamets schema? Respekteras den?

• Vet du hur varje person i ditt team arbetar bäst och vad som stör dem mest?

• Tar du själv pauser och visar att återhämtning är okej?

• Har du skyddad tid i din egen kalender för koncentrerat arbete? Och håller du den?

• Har dina medarbetare uppgifter som utmanar dem tillräckligt för att hålla engagemanget uppe?

 

Att skapa fokus är ett löpande arbete för dig och för ditt team. Det kräver att du sätter strukturer som faktiskt håller, kommunicerar tydligt vad som är viktigast och ger utrymme för återhämtning. Gör du det och lever efter det själv så är chansen stor att ditt team gör detsamma.

 

* Brown University's Carney Institute for Brain Science: Lack of focus doesn't equal lack of intelligence — it's proof of an intricate brain

 

 

 

Träna dina ledarstrategier i kurserna:

	Ledarskap — Ny som chef	Läs mer
	Kommunikativt ledarskap	Läs mer
	Personlig effektivitet	Läs mer
	Chef- och Ledarprogrammet	Läs mer